Настройка шаблонов писем и расширенного автоответчика в Gmail

Настройка шаблонов писем и расширенного автоответчика в Gmail

Gmail изначально отличалась несколько своеобразным интерфейсом, что положительно выделяло ее среди «коллег по цеху».

Например, идеологию формировать цепочки писем на основе темы, в которую я буквально влюбился практически сразу, со временем скопировали очень многие почтовые системы — начиная от Яндекса, заканчивая Mozilla Thunderbird и Lotus Notes.

Но, как известно, пользователи довольно тяжело воспринимают разного рода нововведения и со временем, Google пошел на встречу тому, думаю, не самому большому проценту пользователей, и добавил в настройки возможность выключить цепочки в Gmail.

Однако, не смотря на инновационность подхода ко многим задачам, периодически в Gmail обнаруживается видимое отсутствие определенного функционала, который де-факто давно уже считается стандартом для электронной почты. Насколько я могу судить, именно для исправления этой ситуации, Google и добавил к Gmail поддержку Google Labs — т.н. «лаборатории Google», в которой тестируются и обкатываются те функциональные решения, которые по некоторым причинам не были добавлены в public, но доступны пользователям по отдельному запросу.

Сегодняшняя статья является небольшим лайфхаком по использованию Google Labs в Gmail, который позволит вам ускорить работу с электронной почтой и минимизировать временные затраты на рутинные операции.

Как включить поддержку Google Labs для Gmail

Для этого нужно в правом верхнем углу нажать на иконку колбы, или нажать «Настройки» и выбрать в верхнем меню пункт «Экспериментальные функции».

Шаблоны писем и настройка автоответчика в Gmail

Как настроить шаблоны писем в Gmail

К одной из не-public-функций относится и система построения шаблонов писем для Gmail.  Некоторое время назад я столкнулся с необходимостью отправлять несколько писем практически одинакового содержания (исключая пару строк) — разным получателям. Изначально понятно, что каждый раз открывать письмо из отправленных, копировать весь текст, сохраняя форматирование — это не выход.

Соответственно, я начал искать стандартную функцию для любого почтового клиента, а именно — шаблоны писем. Как выяснилось, в public такая функция действительно отсутствовала, но зато была в наличии в Google Labs для Gmail. Называется она «Шаблоны ответов».

Как настроить шаблоны писем в Gmail

Итак, для включения «Шаблоны ответов» в Gmail, мы идем в Google Labs и активируем соответствующую опцию, выбрав «Включить» и после этого сохраняем изменения с помощью кнопки в нижней части страницы.

Теперь, когда мы включили функцию, нужно разобраться с тем — как создать шаблон письма в Gmail. Делается это следующим образом:

1. Создаем новое письмо и сохраняем его как шаблон

  1. Пишем новое письмо.
  2. Выбираем пункт «Готовые ответы».
  3. Выбираем пункт «Создать готовый ответ…»

Создаем новое письмо в Gmail и сохраняем его как шаблон.

2. Проверяем корректность нового шаблона

  1. Создаем новое письмо в Gmail.
  2. Выбираем «Вставить» и название шаблона (на предыдущем шаге я назвал его «Шаблон готового письма»).
  3. Наслаждаемся полученным результатом.

Проверяем корректность нового шаблона

Таким образом, воспользовавшись функциями Google Labs, мы получили в Gmail полноценную систему шаблонов писем, управляемых непосредственно из окна создания и редактирования письма. Обратите внимание, что по нажатию на «Готовые ответы», вы можете не только создавать и вставлять шаблоны, но также и удалять их  случае необходимости.

Как создать расширенный автоответчик в Gmail

Я уверен, что Google бы никогда не стал многомиллиардной корпорацией, если бы не предусматривал использование некоторых функций в общей связке — причем зачастую очень нестандартной.

Обычный автоответчик в любой почтовой программе предусматривает абсолютно одинаковый ответ всем пользователям. В принципе, это не так уж и удивительно — чаще всего, автоответчик используют для информирования получателей о том, что у владельца ящика нет полноценного доступа к почте, об отпуске и подобных довольно обыденных вещах. Одна причина — одинаковое письмо.

Но что делать, если нужно автоматически отправлять разные письма — разным получателям? Или отправлять автоматические письма только определенным получателям? В качестве примера, могу привести довольно обычную просьбу от многих отправителей: «пожалуйста, подтвердите получение письма».

Согласитесь, безумно неудобно каждый раз создавать ответ на письмо, добавлять текст типа «Спасибо, все получил» и отправлять его. Да, рассмотренная выше функция «Шаблоны ответов» может упростить задачу вдвое, но почему бы не автоматизировать эту схему на все 100%?

Однако, как вы уже поняли, обойтись стандартным автоответчиком мы не можем — ведь не все отправители настаивают на подтверждении о получении и засорять чужой почтовый ящик своими бессмысленными письмами — это моветон.

Для того, чтобы не портить себе карму, но и избавить себя от ненужной работы, мы воспользуемся связкой двух функций Gmail — «Шаблоны ответов» и «Фильтры».

1. Создаем новый фильтр в Gmail

Создаем новый фильтр в Gmail

2. Настраиваем фильтр в Gmail

  1. Добавляем адрес того отправителя, которому должны доставляться наши ответы.
  2. Нажимаем кнопку «Пробный поиск» для проверки.

Настраиваем фильтр в Gmail

3. Настраиваем условия фильтра

  1. Отмечаем пункт «Отправить готовый ответ».
  2. Выбираем нужный шаблон ответа.
  3. Сохраняем фильтр.

Теперь, на все письма, которые будут приходить по указанному в настройке адресу, будет отправляться ответное письмо с тем текстом, который вы укажете. Например, приветствие, текст «Спасибо, письмо получено» и подпись.

Обратите внимание, в поле «От кого» можно вписывать не только конкретный адрес получателя, но и только доменное имя.

Например, вместо «user@your-company-name.com«, можно ввести только «@your-company-name.com» и тогда на все письма от пользователей этого почтового домена, будет отправляться сообщение автоответчика.

А каким образом использовали бы эти возможности вы?

Ищете где купить HTC Desire HD в Киеве? Сервис Мабила.Маркет позволит подобрать наилучшее ценовое предложение на флагманский смартфон!

35 комментариев к “Настройка шаблонов писем и расширенного автоответчика в Gmail”

  1. А по-моему у всех почтовиков набор функций примерно одинаковый. Кстати, в Гугле темы оформления нравятся)))

    ОтветитьОтветить
  2. Супер. Шаблоны писем — отличная фича!

    А настраивать фильтры для определённых адресов имхо геморно. Разве что для особых случаев.

    В любом случае пост опупенный просто. Как и прошлый :)

    ОтветитьОтветить
  3. @ Lena: это не совсем так, а кроме того — важнее не столько наличие функций, сколько их связка между собой :)

    ОтветитьОтветить
  4. @ Never Lex:

    А настраивать фильтры для определённых адресов имхо геморно.

    Это пока ты не попадешь в ситуацию, в которой нужно вручную отвечать на массу писем, хотя эту функцию можно было бы автоматизировать :)

    Спасибо, очень приятно слышать :)

    ОтветитьОтветить
  5. Спасибо, очень полезная статья. Даже не знала о таких возможностях.

    ОтветитьОтветить
  6. Шикарное дополнение, но labs — это labs. Подглюкивает бывает. Я использую для GMail (и вообще для всех служб гугла) псевдооперационку TrayOS — удобная прога, весь гугл становится как бы десктоповым приложением. Так вот в ней насоздавал таких готовых ответов, а они в течение недели взяли и самопроизвольно очистились. И так не один раз. Попробовал в хроме — то же самое. Labs в общем.

    ОтветитьОтветить
  7. @ Rego Pal: подозреваю, что в данном случае проблема не в Labs, а в TrayOS. Насколько я понимаю, это неофициальная псевдоОС, поэтому любые изменения в Labs в ней явно отражаются не сразу. У меня за все время использования в Gmail, шаблоны не пропадали ни разу.

    ОтветитьОтветить
  8. Ярослав, спасибо!
    Все фитчи давно разобрал и использую, но не могу никак настроить чтобы письма к которым применялись ярлыки, сами же в них и переместились, как в папки. В итоге я в ручную перетягиваю. Подскажешь?

    ОтветитьОтветить
  9. Не так давно в одной из оффлайновых книжных магазов нашел книгу именно по Gmail, времени не было, поэтому в оглавление на залазил,
    сейчас волей судьбы приходится работать с google docs и gmail приходит осознание того, что все же стоило подкупить книгу…

    ОтветитьОтветить
  10. @ Арс: честно говоря, не совсем понял — что именно ты хочешь сделать. Что ты имеешь ввиду «письма переместились в ярлыки?»

    Если настроить фильтр на автоматические применение ярлыка (-ов), то он будет присваиваться соответствующему письму.

    ОтветитьОтветить
  11. @ Yaroslav.CH:
    Да, он применяется. Но письмо остается в общей папке «входящие» и с ярлыком. Существующие ярлыки по умолчанию отображаются с лева в меню, под основными «папками»(входящие, отправленные и т.д.) Так вот, письма можно выделить и потянуть на соответствующий ярлык, и тогда они туда «перемещаются» и пропадают из общего списка «входящие». Как сделать так, чтобы письма к которым применялся ярлык, убрались из общей папки входящие и были доступны в «папке» с соответствующим ярлыком автоматически?

    ОтветитьОтветить
  12. @ Арс: из тех способов, что приходят в голову сразу — это в том же фильтре, который назначает письму ярлык — поставить птичку возле пункта «Пропустить входящие (архивировать)». Тогда письмо сразу будет отмечаться ярлыком и не попадая в папку «Входящие» — уходить в соответствующую папку/ярлык. А его наличие и «непрочитанность» будут видны по счетчику писем в строке ярлыка.

    Тогда общая схема работы будет аналогична любому почтовому клиенту — письмо приходит только в свою «папку», где его и нужно будет читать.

    Как я понимаю, тебе нужна именно эта схема.

    ОтветитьОтветить
  13. Из всего перечня рекомендаций использую только фильтры. В гугле эта фича наиболее продвинутая. У меня в фильтрах строк 200-250 точно есть, не только по адресам входящим, но и по темам, и стоп-словам.

    ОтветитьОтветить
  14. Сам пользуюсь Gmail все устраивает с шаблонами не запариваюсь мне это и не нужно. за инфу спс может пригодиться

    ОтветитьОтветить
  15. Очень прикольная тема про шаблоны в письмах)) мне понравилась)

    ОтветитьОтветить
  16. Если бы Gmail стал платным — я бы с радостью платил за этот чудесный почтовый сервис…
    Помимо примеров с автоответчиками и шаблонами писем, есть такая классная функция, как связывание почтовых аккаунтов!

    ОтветитьОтветить
  17. Я уже давно пользуюсь фильтрами — очень полезная штука, а вот шаблоны до этого не юзал. Теперь буду, спасибо!

    ОтветитьОтветить
  18. У Гугла всегда привлекательный дизайн и вкусные примочки были… Чисто по привычке на яндексе сижу, но ради этого стоит на гугл перейти, спасибо)

    ОтветитьОтветить
  19. Спасибо за статью! Недавно начал использовать шаблоны писем, и у понравилось!

    ОтветитьОтветить
  20. о спасибо! Чудесный пост! Мне как раз автоответчик нужен на почту!!!

    ОтветитьОтветить
  21. А мне эти шаблоны для писем не очень понравились. Объясню почему:
    Мой цель: хочу с помощью шаблонов быстро создавать сообщение для отправки коммерческих предложений с вложенным файлом.
    В шаблоне НЕ сохраняется следующая нужная инфа:
    1. email-адрес, с которого нужно отправлять письмо, не сохраняется (у меня несколько мыльных адресов прикреплено к почте на Gmail)
    2. тема письма тоже не сохраняется
    3. вложенный файл не сохраняется, приходится прикладывать опять же вручную
    Из шаблона вставляется только ТЕКСТ ПИСЬМА. А толку от этого маловато. Тем более, что при вставке даже текста из сохраненного шаблона придется еще ДОПОЛНИТЕЛЬНО его редактировать, т.к. сначала вставляется текст из шаблона, а потом гугл прикрепляет соответствующую подпись! Получается мой шаблонный текст + левая подпись от другого моего мыла. Присоединяется подпись с другого email’а, а не с того, с которого я хочу отправить письмо. В итоге количество операций не уменьшается, а УВЕЛИЧИВАЕТСЯ (нужно убирать левую подпись). Вот такие вот шаблоны в гугле :)

    ОтветитьОтветить
  22. @ Константин: все же рассчитывать, что веб-интерфейс сможет полностью (от А до Я) заменить все функции почтового клиента — не стоит :) Во-первых, в этом нет особой необходимости, а во-вторых — что же тогда будут кушать разработчики Outlook, TheBat! и иже с ними? :)

    Ваша задача достаточно специфична, в данном случае меня интересовал как раз вариант готового текста с разными получателями и без вложений. Возможно, со временем, Google добавит расширенный функционал, который позволит решать все задачи с шаблонами.

    ОтветитьОтветить
  23. Gmail использую давно. Очень обрадовался, когда появилась возможность делать разные подписи на прикрепленные к аку почтовые адреса а также редактор подписей с расширенными функциями.

    ОтветитьОтветить
  24. @Арс: чтобы письмам автоматически присваивался ярлык, нужно создать фильтр. в завершающем этапе создания фильтра предоставляется возможность присвоить ярлык отфильтрованным письмам. У меня тоже настроено таким образом автоматическое присвоение ярлыков. На своем блоге в видеоуроке «как навести порядок в почтовом ящике» я показывал как это делается.

    ОтветитьОтветить
  25. Я бы использовал функции почты для своих курсов. Человек прошел часть курса и ему необходимо написать отчет, который отсылается на определенный адрес и имеет определенную структуру. Таким образом он будет получать следующие уроки и задания.

    ОтветитьОтветить
  26. Добрый день/вечер!.. У меня вопрос: можно ли применить каким-то образом данную схему для автоответчика для писем с конкретной темой, но при этом адресаты для ответа неизвестны изначально. Т.е. мне с сайта приходит заказ, у всех этих писем одна и та же тема, но адресаты, естественно, разные. Поставила просто доменное имя, но все равно автоответчик не работает. Я что-то не то делаю, или просто очень многого хочу? :)

    ОтветитьОтветить
  27. @Alexandra: в принципе, можно попробовать на шаге «2. Настраиваем фильтр в Gmail» не вписывать адрес в поле «От кого» вообще, а настроить только тему письма.

    ОтветитьОтветить
  28. @Yaroslav.CH: Да, такой вариант работает, однако нашла другую проблему: автоответчик работает, если тема письма состоит из одного слова, например, «Заказ». А вот если тема приходит в виде: «Заказ с сайта хттп://бла-бла-бла», то уже не работает. И в кавычки брала, результата нет. Видимо, придется отказаться от идеи с автоответчиком.
    В любом случае спасибо за статью, буду применять в других случаях.

    ОтветитьОтветить
  29. Все это замечательно… Но почему в шаблоне не сохраняются ни тема ни вложения?

    ОтветитьОтветить
  30. @Вальтер: вложения в письме изначально и не сохранялись, но можно обойти этот момент, разместив файл на Google Drive (Google Диск), расшарив его и, при создании шаблона, вставить на него ссылку. Она сохранится.

    ОтветитьОтветить

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *