Настройка шаблонов писем и расширенного автоответчика в Gmail

Настройка шаблонов писем и расширенного автоответчика в Gmail

Gmail изначально отличалась несколько своеобразным интерфейсом, что положительно выделяло ее среди «коллег по цеху».

Например, идеологию формировать цепочки писем на основе темы, в которую я буквально влюбился практически сразу, со временем скопировали очень многие почтовые системы — начиная от Яндекса, заканчивая Mozilla Thunderbird и Lotus Notes.

Но, как известно, пользователи довольно тяжело воспринимают разного рода нововведения и со временем, Google пошел на встречу тому, думаю, не самому большому проценту пользователей, и добавил в настройки возможность выключить цепочки в Gmail.

Однако, не смотря на инновационность подхода ко многим задачам, периодически в Gmail обнаруживается видимое отсутствие определенного функционала, который де-факто давно уже считается стандартом для электронной почты. Насколько я могу судить, именно для исправления этой ситуации, Google и добавил к Gmail поддержку Google Labs — т.н. «лаборатории Google», в которой тестируются и обкатываются те функциональные решения, которые по некоторым причинам не были добавлены в public, но доступны пользователям по отдельному запросу.

Сегодняшняя статья является небольшим лайфхаком по использованию Google Labs в Gmail, который позволит вам ускорить работу с электронной почтой и минимизировать временные затраты на рутинные операции.

Как включить поддержку Google Labs для Gmail

Для этого нужно в правом верхнем углу нажать на иконку колбы, или нажать «Настройки» и выбрать в верхнем меню пункт «Экспериментальные функции».

Шаблоны писем и настройка автоответчика в Gmail

Как настроить шаблоны писем в Gmail

К одной из не-public-функций относится и система построения шаблонов писем для Gmail.  Некоторое время назад я столкнулся с необходимостью отправлять несколько писем практически одинакового содержания (исключая пару строк) — разным получателям. Изначально понятно, что каждый раз открывать письмо из отправленных, копировать весь текст, сохраняя форматирование — это не выход.

Соответственно, я начал искать стандартную функцию для любого почтового клиента, а именно — шаблоны писем. Как выяснилось, в public такая функция действительно отсутствовала, но зато была в наличии в Google Labs для Gmail. Называется она «Шаблоны ответов».

Как настроить шаблоны писем в Gmail

Итак, для включения «Шаблоны ответов» в Gmail, мы идем в Google Labs и активируем соответствующую опцию, выбрав «Включить» и после этого сохраняем изменения с помощью кнопки в нижней части страницы.

Теперь, когда мы включили функцию, нужно разобраться с тем — как создать шаблон письма в Gmail. Делается это следующим образом:

1. Создаем новое письмо и сохраняем его как шаблон

  1. Пишем новое письмо.
  2. Выбираем пункт «Готовые ответы».
  3. Выбираем пункт «Создать готовый ответ...»

Создаем новое письмо в Gmail и сохраняем его как шаблон.

2. Проверяем корректность нового шаблона

  1. Создаем новое письмо в Gmail.
  2. Выбираем «Вставить» и название шаблона (на предыдущем шаге я назвал его «Шаблон готового письма»).
  3. Наслаждаемся полученным результатом.

Проверяем корректность нового шаблона

Таким образом, воспользовавшись функциями Google Labs, мы получили в Gmail полноценную систему шаблонов писем, управляемых непосредственно из окна создания и редактирования письма. Обратите внимание, что по нажатию на «Готовые ответы», вы можете не только создавать и вставлять шаблоны, но также и удалять их  случае необходимости.

Как создать расширенный автоответчик в Gmail

Я уверен, что Google бы никогда не стал многомиллиардной корпорацией, если бы не предусматривал использование некоторых функций в общей связке — причем зачастую очень нестандартной.

Обычный автоответчик в любой почтовой программе предусматривает абсолютно одинаковый ответ всем пользователям. В принципе, это не так уж и удивительно — чаще всего, автоответчик используют для информирования получателей о том, что у владельца ящика нет полноценного доступа к почте, об отпуске и подобных довольно обыденных вещах. Одна причина — одинаковое письмо.

Но что делать, если нужно автоматически отправлять разные письма — разным получателям? Или отправлять автоматические письма только определенным получателям? В качестве примера, могу привести довольно обычную просьбу от многих отправителей: «пожалуйста, подтвердите получение письма».

Согласитесь, безумно неудобно каждый раз создавать ответ на письмо, добавлять текст типа «Спасибо, все получил» и отправлять его. Да, рассмотренная выше функция «Шаблоны ответов» может упростить задачу вдвое, но почему бы не автоматизировать эту схему на все 100%?

Однако, как вы уже поняли, обойтись стандартным автоответчиком мы не можем — ведь не все отправители настаивают на подтверждении о получении и засорять чужой почтовый ящик своими бессмысленными письмами — это моветон.

Для того, чтобы не портить себе карму, но и избавить себя от ненужной работы, мы воспользуемся связкой двух функций Gmail — «Шаблоны ответов» и «Фильтры».

1. Создаем новый фильтр в Gmail

Создаем новый фильтр в Gmail

2. Настраиваем фильтр в Gmail

  1. Добавляем адрес того отправителя, которому должны доставляться наши ответы.
  2. Нажимаем кнопку «Пробный поиск» для проверки.

Настраиваем фильтр в Gmail

3. Настраиваем условия фильтра

  1. Отмечаем пункт «Отправить готовый ответ».
  2. Выбираем нужный шаблон ответа.
  3. Сохраняем фильтр.

Теперь, на все письма, которые будут приходить по указанному в настройке адресу, будет отправляться ответное письмо с тем текстом, который вы укажете. Например, приветствие, текст «Спасибо, письмо получено» и подпись.

Обратите внимание, в поле «От кого» можно вписывать не только конкретный адрес получателя, но и только доменное имя.

Например, вместо «user@your-company-name.com», можно ввести только «@your-company-name.com» и тогда на все письма от пользователей этого почтового домена, будет отправляться сообщение автоответчика.

А каким образом использовали бы эти возможности вы?

Ищете где купить HTC Desire HD в Киеве? Сервис Мабила.Маркет позволит подобрать наилучшее ценовое предложение на флагманский смартфон!

35 комментариев к “Настройка шаблонов писем и расширенного автоответчика в Gmail”

  1. А по-моему у всех почтовиков набор функций примерно одинаковый. Кстати, в Гугле темы оформления нравятся)))

    ОтветитьОтветить
  2. Супер. Шаблоны писем — отличная фича!

    А настраивать фильтры для определённых адресов имхо геморно. Разве что для особых случаев.

    В любом случае пост опупенный просто. Как и прошлый :)

    ОтветитьОтветить
  3. @ Lena: это не совсем так, а кроме того — важнее не столько наличие функций, сколько их связка между собой :)

    ОтветитьОтветить
  4. @ Never Lex:

    А настраивать фильтры для определённых адресов имхо геморно.

    Это пока ты не попадешь в ситуацию, в которой нужно вручную отвечать на массу писем, хотя эту функцию можно было бы автоматизировать :)

    Спасибо, очень приятно слышать :)

    ОтветитьОтветить
  5. Спасибо, очень полезная статья. Даже не знала о таких возможностях.

    ОтветитьОтветить
  6. Шикарное дополнение, но labs — это labs. Подглюкивает бывает. Я использую для GMail (и вообще для всех служб гугла) псевдооперационку TrayOS — удобная прога, весь гугл становится как бы десктоповым приложением. Так вот в ней насоздавал таких готовых ответов, а они в течение недели взяли и самопроизвольно очистились. И так не один раз. Попробовал в хроме — то же самое. Labs в общем.

    ОтветитьОтветить
  7. @ Rego Pal: подозреваю, что в данном случае проблема не в Labs, а в TrayOS. Насколько я понимаю, это неофициальная псевдоОС, поэтому любые изменения в Labs в ней явно отражаются не сразу. У меня за все время использования в Gmail, шаблоны не пропадали ни разу.

    ОтветитьОтветить
  8. Ярослав, спасибо!

    Все фитчи давно разобрал и использую, но не могу никак настроить чтобы письма к которым применялись ярлыки, сами же в них и переместились, как в папки. В итоге я в ручную перетягиваю. Подскажешь?

    ОтветитьОтветить
  9. Не так давно в одной из оффлайновых книжных магазов нашел книгу именно по Gmail, времени не было, поэтому в оглавление на залазил,

    сейчас волей судьбы приходится работать с google docs и gmail приходит осознание того, что все же стоило подкупить книгу...

    ОтветитьОтветить
  10. @ Арс: честно говоря, не совсем понял — что именно ты хочешь сделать. Что ты имеешь ввиду «письма переместились в ярлыки?»

    Если настроить фильтр на автоматические применение ярлыка (-ов), то он будет присваиваться соответствующему письму.

    ОтветитьОтветить
  11. @ Yaroslav.CH:

    Да, он применяется. Но письмо остается в общей папке «входящие» и с ярлыком. Существующие ярлыки по умолчанию отображаются с лева в меню, под основными «папками»(входящие, отправленные и т.д.) Так вот, письма можно выделить и потянуть на соответствующий ярлык, и тогда они туда «перемещаются» и пропадают из общего списка «входящие». Как сделать так, чтобы письма к которым применялся ярлык, убрались из общей папки входящие и были доступны в «папке» с соответствующим ярлыком автоматически?

    ОтветитьОтветить
  12. @ Арс: из тех способов, что приходят в голову сразу — это в том же фильтре, который назначает письму ярлык — поставить птичку возле пункта «Пропустить входящие (архивировать)». Тогда письмо сразу будет отмечаться ярлыком и не попадая в папку «Входящие» — уходить в соответствующую папку/ярлык. А его наличие и «непрочитанность» будут видны по счетчику писем в строке ярлыка.

    Тогда общая схема работы будет аналогична любому почтовому клиенту — письмо приходит только в свою «папку», где его и нужно будет читать.

    Как я понимаю, тебе нужна именно эта схема.

    ОтветитьОтветить
  13. Из всего перечня рекомендаций использую только фильтры. В гугле эта фича наиболее продвинутая. У меня в фильтрах строк 200-250 точно есть, не только по адресам входящим, но и по темам, и стоп-словам.

    ОтветитьОтветить
  14. Сам пользуюсь Gmail все устраивает с шаблонами не запариваюсь мне это и не нужно. за инфу спс может пригодиться

    ОтветитьОтветить
  15. Очень прикольная тема про шаблоны в письмах)) мне понравилась)

    ОтветитьОтветить
  16. Если бы Gmail стал платным — я бы с радостью платил за этот чудесный почтовый сервис...

    Помимо примеров с автоответчиками и шаблонами писем, есть такая классная функция, как связывание почтовых аккаунтов!

    ОтветитьОтветить
  17. Я уже давно пользуюсь фильтрами — очень полезная штука, а вот шаблоны до этого не юзал. Теперь буду, спасибо!

    ОтветитьОтветить
  18. У Гугла всегда привлекательный дизайн и вкусные примочки были... Чисто по привычке на яндексе сижу, но ради этого стоит на гугл перейти, спасибо)

    ОтветитьОтветить
  19. Спасибо за статью! Недавно начал использовать шаблоны писем, и у понравилось!

    ОтветитьОтветить
  20. о спасибо! Чудесный пост! Мне как раз автоответчик нужен на почту!!!

    ОтветитьОтветить
  21. А мне эти шаблоны для писем не очень понравились. Объясню почему:

    Мой цель: хочу с помощью шаблонов быстро создавать сообщение для отправки коммерческих предложений с вложенным файлом.

    В шаблоне НЕ сохраняется следующая нужная инфа:

    1. email-адрес, с которого нужно отправлять письмо, не сохраняется (у меня несколько мыльных адресов прикреплено к почте на Gmail)

    2. тема письма тоже не сохраняется

    3. вложенный файл не сохраняется, приходится прикладывать опять же вручную

    Из шаблона вставляется только ТЕКСТ ПИСЬМА. А толку от этого маловато. Тем более, что при вставке даже текста из сохраненного шаблона придется еще ДОПОЛНИТЕЛЬНО его редактировать, т.к. сначала вставляется текст из шаблона, а потом гугл прикрепляет соответствующую подпись! Получается мой шаблонный текст + левая подпись от другого моего мыла. Присоединяется подпись с другого email'а, а не с того, с которого я хочу отправить письмо. В итоге количество операций не уменьшается, а УВЕЛИЧИВАЕТСЯ (нужно убирать левую подпись). Вот такие вот шаблоны в гугле :)

    ОтветитьОтветить
  22. @ Константин: все же рассчитывать, что веб-интерфейс сможет полностью (от А до Я) заменить все функции почтового клиента — не стоит :) Во-первых, в этом нет особой необходимости, а во-вторых — что же тогда будут кушать разработчики Outlook, TheBat! и иже с ними? :)

    Ваша задача достаточно специфична, в данном случае меня интересовал как раз вариант готового текста с разными получателями и без вложений. Возможно, со временем, Google добавит расширенный функционал, который позволит решать все задачи с шаблонами.

    ОтветитьОтветить
  23. Gmail использую давно. Очень обрадовался, когда появилась возможность делать разные подписи на прикрепленные к аку почтовые адреса а также редактор подписей с расширенными функциями.

    ОтветитьОтветить
  24. @Арс: чтобы письмам автоматически присваивался ярлык, нужно создать фильтр. в завершающем этапе создания фильтра предоставляется возможность присвоить ярлык отфильтрованным письмам. У меня тоже настроено таким образом автоматическое присвоение ярлыков. На своем блоге в видеоуроке «как навести порядок в почтовом ящике» я показывал как это делается.

    ОтветитьОтветить
  25. @Константин:

    Для тем можно использовать ссылки типа: kaka@primer.ru?subject=КОММЕРЧЕСКОЕ ПРЕДЛОЖЕНИЕ

    ОтветитьОтветить
  26. Я бы использовал функции почты для своих курсов. Человек прошел часть курса и ему необходимо написать отчет, который отсылается на определенный адрес и имеет определенную структуру. Таким образом он будет получать следующие уроки и задания.

    ОтветитьОтветить
  27. Добрый день/вечер!.. У меня вопрос: можно ли применить каким-то образом данную схему для автоответчика для писем с конкретной темой, но при этом адресаты для ответа неизвестны изначально. Т.е. мне с сайта приходит заказ, у всех этих писем одна и та же тема, но адресаты, естественно, разные. Поставила просто доменное имя, но все равно автоответчик не работает. Я что-то не то делаю, или просто очень многого хочу? :)

    ОтветитьОтветить
  28. @Alexandra: в принципе, можно попробовать на шаге «2. Настраиваем фильтр в Gmail» не вписывать адрес в поле «От кого» вообще, а настроить только тему письма.

    ОтветитьОтветить
  29. @Yaroslav.CH: Да, такой вариант работает, однако нашла другую проблему: автоответчик работает, если тема письма состоит из одного слова, например, «Заказ». А вот если тема приходит в виде: «Заказ с сайта хттп://бла-бла-бла», то уже не работает. И в кавычки брала, результата нет. Видимо, придется отказаться от идеи с автоответчиком.

    В любом случае спасибо за статью, буду применять в других случаях.

    ОтветитьОтветить
  30. Все это замечательно... Но почему в шаблоне не сохраняются ни тема ни вложения?

    ОтветитьОтветить
  31. @Вальтер: вложения в письме изначально и не сохранялись, но можно обойти этот момент, разместив файл на Google Drive (Google Диск), расшарив его и, при создании шаблона, вставить на него ссылку. Она сохранится.

    ОтветитьОтветить

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *