Эффективное управление финансами интернет магазина. Практическое руководство

Статья написана в рамках статейного конкурса Serpstat и SEOnews. Условия конкурса

Знакомьтесь. Это Вася. Вася — владелец интернет магазина, который продает бытовую технику. Он хорошо разбирается в SEO, контекстной рекламе, аналитике, контенте. Недавно Вася освоил Serpstat, нашел упущенные фразы и его трафик вырос еще больше.

Эффективное управление финансами интернет магазина. Практическое руководство.

Но чем больше Вася продает, тем больше ему не хватает денег. Управляет ли он финансами? Конечно! Что тут сложного? Пишет в блокноте сколько пришло, сколько ушло.
И как правило, большинство предпринимателей считают, что в управлении финансами нет ничего мудреного. И действительно. Что тут мудреного?

  • Деньги за товар получил;
  • Поставщикам раздал;
  • Зарплату выдал;
  • Аренду оплатил;
  • Канцтовары, вода, уборщица, бухгалтер, юристы, службы доставки...

Ну а то, что останется — чистая прибыль. Но бывает так, что ничего не остается. К тому же приходится приносить из дома и докладывать в кассу. Почему так случается? На этот вопрос вы можете услышать: «Ну так это... Конкуренты оборзели! Цены снизили ниже некуда...» или «Не сезон», или «Народ обнищал, денег нет...». Причем многие считают науку об управлении финансами, чуть ли не «лженаукой». На вопрос "Как вы управляете финансами своего магазина”, вы скорее всего услышите:

  • Да я купил 1С и бухгалтер там что-то делает
  • Элементарно! Вот мой блокнот! 10 лет веду в нем все!
  • Мы сделали табличку в экселе и записываем все туда

На самом деле, управление финансами — это нечто другое, чем записи в блокноте или экселе.

Эффективное управление финансами интернет магазина. Практическое руководство.

На одном из вебинаров об интернет-маркетинге Вася услышал, что есть такая наука как управление финансами. Он изучил этот вопрос и вот, что он сделал:

1. Разобрался с основами финансового управления

Начал Вася с изучения основ финансового управления. Он выяснил

1.1. Что такое прогнозирование

Вся идеология финансового управления сводится к прогнозированию будущего и попытке повлиять на него! Причем данная идеология относится не только к финансам, а к любому управлению в целом. Что это значит? Если вы можете спрогнозировать объем ваших продаж и знаете наценку, вы можете посчитать свою валовую прибыль. Зная вашу валовую прибыль и затраты, вы можете рассчитать свой чистый доход. Причем все это можно сделать на несколько месяцев вперед.

1.2. Что такое платежеспособность

Главную финансовую цель определяют как — ФИНАНСОВАЯ УВЕРЕННОСТЬ. То есть, наличие денежных средств, достаточных для оплаты требуемых счетов сегодня, завтра, через год и в будущем.

Здесь многие скажут: “Сейчас не знаешь, что будет через три дня? А тут в будущем!”

Генри Форд неоднократно объявлял банкротство своих предприятий. Утверждают, что выйти из банкротства ему помог 1 миллион долларов (в современном эквиваленте это 25 миллионов) наличными в его сейфе за спиной в кабинете.

Эффективное управление финансами интернет магазина. Практическое руководство.

Ответьте себе на вопрос: “Если бы у вас за спиной оказалось 25 миллионов долларов, вы бы переживали из-за того, что конкуренты снизили стоимость товара на 5 копеек?”

Отсюда следует, что если у вас сформирован резерв, то платежеспособность обеспечена даже в случае банкротства.

2. Как прогнозирование выручки в интернет магазине

Полученные знания Вася сразу же применил на практике.

К счастью, современные технологии не стоят на месте. Еще в 1997 году Тони Скоун издал книгу “Управленческий учет”, которая позволила не финансистам начать управлять финансами (краткое содержание книги изложено в первом пункте данной статьи). Более того, математики давно вывели формулы, которые позволяют осуществлять прогнозирование с погрешностью всего 2-8%. Как это выглядит на практике?

Ежедневно Вася вносит 1 цифру — сумму продаж за день в специальную форму. Уже через 4 дня математические формулы позволили спрогнозировать сумму продаж месяца. Причем прогноз строится с учетом выходных и праздников.

Эффективное управление финансами интернет магазина. Практическое руководство.

Как Вася это делает? Начал он с того, что написал дополнение в 1С, а попробовал написать макросы в эксель. Но все это было громоздко, неудобно, не в онлайне. Но потом нашел готовый продукт для этих целей (finance-controlling).

Вася тут же завел себе аккаунт и заставил начальника отдела продаж ежедневно вносить в него продажи.

3. Как управлять продажами имея прогноз

Естественно сумма прогноза продаж Васю не устроила.

Но когда у вас есть прогноз выручки, вы можете управлять своим будущим! И это не громкие слова, а реальность. Приведу пример. Вы знаете, на 5 число, что прогнозируемый объем продаж 100 000 грн. А точка безубыточности у вас 120 000 грн. Нести деньги из дома желания нет. Что делать? Во-первых, у вас есть еще 25 дней, чтобы сделать хоть что-то. Например, поработать с контекстом, запустить акции, ввести новый товар, пообещать премии за выполнение плана.

Еще прогноз позволяет отслеживать маркетинговую активность. Как происходит у многих компаний. Приходит маркетолог и просит денег на рекламную компанию. Кампанию провели, но толком ничего не отследили.

Прогнозирование справляется с такой задачей на “Ура!”. Фиксируется цифра, на которую вы должны были продать без акции и прогнозируемая сумма продаж после проведения акции. Если цифры особо не отличаются — можете зарплату маркетологу не платить.

Поэтому Вася, посмотрев на прогноз продаж, тут же поменял мотивацию менеджерам, завязав их на выполнение плана продаж. Увеличил бюджет на контекстную рекламу. И ввел акцию на залежавшийся товар. Эти действия привели к тому, что удалось повысить продажи на 30% по сравнению с первоначальным прогнозом!

Эффективное управление финансами интернет магазина. Практическое руководство.

4. Как управлять платежеспособностью

Как мы уже говорили выше, платежеспособность — это состояние, когда вам всегда и на все хватает денег. «Как этим можно управлять если денег нет?», — скажете вы. «Очень просто!» — скажет вам Вася и научит это делать за 5 минут.

Чтоб управлять платежеспособностью нужна простая форма — платежная карта. Выглядит она как календарь, сверху которой находятся поступления, в центре — сальдо, а снизу — расходы.

Эффективное управление финансами интернет магазина. Практическое руководство.

Формируется такая форма на следующий месяц за текущим. То есть, на июнь такую форму нужно формировать в последних числах мая.

Учитывая, что вы уже спрогнозировали точную сумму продаж на следующий месяц, заполнить строку поступлений не составит труда.

Расходы — еще проще. Если вы занимаетесь интернет-торговлей хотя бы 1 месяц, то наверняка знаете сколько и когда вы платите за аренду, налоги, зарплату и прочее.

В свою очередь, строка сальдо формируется автоматически путем вычитания от поступления расходов.

Таким образом на месяц вперед вы видите:

  1. Сколько вы заработаете
  2. Хватит ли вам денег
  3. Сколько лишних денег находится у вас в обороте
  4. Как влияет наценка на вашу прибыль

Что это дает Васе?

1. Уверенность в завтрашнем дне

У него всегда сбалансированная платежная карта и он уверен, что денежных средств на все хватит.

2. Время для принятие правильных решений

Чтобы сбалансировать платежную карту, Вася иногда может урезать, например, покупку новой кофемашины для сотрудников. Или договориться на отсрочку платежа с поставщиками и арендодателями. Поработать с дебиторкой, повысить продажи, наценку.

Эффективное управление финансами интернет магазина. Практическое руководство.

3. Изъятие лишних оборотных средств из кассы

Вася, до того как начал заниматься управлением финансами, 2 года не получал прибыль от бизнеса. Боялся, что не хватит на расходы, вот и не вытаскивал деньги из оборота. Как только он заполнил платежную карту, мгновенно увидел, что на самом деле в обороте много лишних средств, которые можно изъять без ущерба для компании.

Оффтоп. Самый вопиющий случай в моей практике был такой. Собственник не видел 3 года денег. После заполнения платежной карты без ущерба для бизнеса было изъято из оборота 3 500 000 грн!!!! 3 500 000 КАРЛ!

Эффективное управление финансами интернет магазина. Практическое руководство.

4. Как управлять прибылью

Иногда достаточно увеличить наценку на 1%, чтобы получить дополнительно 100 000 грн прибыли. Вася так и сделал — увеличил наценку на 3% и получил дополнительно 30 000 в месяц!

Оффтоп. Опять же, случай из практики. Собственник продавал ежемесячно через интернет товаров на 5 млн. грн. Наценка — 30%. Прибыль — 0. Мы увеличили наценку на 2%. Что изменилось? Товар стоил 100 гривен, а стал стоить 102 грн. Клиенты, естественно, такого изменения цены не сильно ощутили и продажи не упали. НО! Собственник заработал, наконец, 100 000 грн. за месяц!

5. Как получать наслаждение от финансового управления

Управление финансами очень затягивает. Стоит 1 раз в этом разобраться и вы уже не сможете без этого жить. Это один из главных инструментов, позволяющий убыточное предприятие превратить в процветающий бизнес!

Вася теперь жить не может без платежной карты и прогноза. И перед тем как налить себе прохладное безалкогольное Мохито, лежа на пляже на Мальдивах, сначала смотрит прогноз продаж, а потом платежную карту.

Эффективное управление финансами интернет магазина. Практическое руководство.

5. Почему 1С и эксель трудно назвать инструментами для финансового управления

У Васи до этого была 1С и он думал, что с управлением финансами проблем у него нет.

Но на самом деле, финансисты называют 1С посмертным учетом. Почему посмертным? Потому что то, что попало в 1С — это уже случившийся факт, на который вы не можете повлиять. Раньше было так: Вконце месяца Вася смотрел отчет, который сформировал бухгалтер. Повлиять на случившийся результат уже было нельзя. Теперь Вася понял, что нужно управлять будущим, а не прошлым! (не относится к тем, у кого есть машина времени). А машины времени, к сожалению, у Васи не было...

Заключение

Нужно отметить, что сегодняшняя система обучения в области управления финансов, сводится больше к «глубокому» анализу финансовых показателей и наблюдению за процессами на предприятии. Такие знания сложны для понимания и не подходят для малого и среднего бизнеса. Проще говоря, нам дают массу таблиц с мудреными показателями, красивые до восхищения графики, страшно умные слова. НО не дают решение – какое действие надо совершить — простое, понятное и эффективное, чтобы финансовая задача предприятия была положительно решена.

А в действительности, управление финансами интернет магазина занимает всего 5 часов в месяц:

  • 30 минут на составление платежной карты 1 раз в месяц
  • 5 минут для ежедневного внесения суммы продаж
  • 5 минут для ежедневной сверки фактической платежной карты с планируемой

Управляйте финансами и будьте как Вася! Считайте деньги, путешествуйте, радуйтесь жизни. Ведь нищета, от слова “не считать”...

Куц Владимир

Куц Владимир

Технический директор «Finance-Controlling»

Собственник нескольких интернет магазинов

Практикующий финансовый консультант